5 Langkah Cara Membuat Workshop Online yang Sukses
Pada masa digital seperti sekarang, kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah workshop online, kan? Dimana hampir semua hal bisa dilakukan secara daring, termasuk belajar dan berbagi ilmu.
Secara sederhana, workshop online adalah kegiatan pelatihan atau diskusi interaktif yang dilakukan secara daring melalui platform digital. Kalau dulu workshop biasanya diadakan di suatu ruangan atau gedung pertemuan, sekarang cukup bermodal laptop, smartphone, dan koneksi internet, kamu sudah bisa ikut workshop dari rumah.
Mengadakan workshop online memiliki perbedaan dari segi kegiatan dan durasi dibandingkan workshop luring, dengan akses dan biaya yang lebih efisien bagi peserta dan penyelenggara. Meskipun biayanya lebih rendah, perencanaan konsep yang matang tetap diperlukan untuk memastikan kelancaran acara.
Jika kamu ingin menyelenggarakan workshop online, ada beberapa langkah yang bisa diikuti agar sukses dan memberikan pengalaman yang maksimal bagi peserta.
Langkah-langkah Mempersiapkan Workshop Online
Evoria merangkum 5 langkah dalam mempersiapkan workshop online, yaitu sebagai berikut.
1. Menentukan Tujuan dan Topik Workshop
Langkah awal yaitu menentukan tujuan yang ingin dicapai, seperti apakah tujuannya untuk meningkatkan pengetahuan, membangun brand awareness, soft selling, atau mengumpulkan masukan dari audiens. Selain itu penting untuk menentukan topik yang menarik sesuai audiens, karena topik yang tepat bisa jadi magnet untuk audiens.
2. Menentukan Target Peserta
Sebelum bikin workshop online, kamu perlu tahu siapa yang akan jadi target pesertamu. Apakah workshop ini untuk pemula, profesional, mahasiswa, atau mungkin komunitas tertentu? Mengetahui target peserta juga akan membantu kamu menyusun materi yang sesuai dan promosi yang tepat
Setelah itu, buatlah formulir pendaftaran. Kamu bisa pakai alat sederhana seperti Google Form. Jika ingin lebih profesional, bisa coba platform seperti Eventbrite atau Goers yang tidak hanya untuk mendaftar, tapi juga membantu mengelola tiket, reminder, dan pengelolaan peserta dengan mudah.
3. Memilih Platform Saat Pelaksanaan
Agar workshop online berjalan lancar, kamu harus pilih platform yang sesuai. Pertimbangkan kapasitas peserta, fitur interaktif, kualitas video, dan dukungan teknis yang disediakan. Berikut beberapa pilihan yang sering dipakai:
- Zoom: Paling populer, fiturnya lengkap (screen sharing, breakout rooms, polling). Cocok untuk diskusi interaktif. Minusnya, versi gratis ada batasan durasi.
- Google Meet: Gratis dan simpel, tidak perlu instal aplikasi tambahan. Kelemahannya, fiturnya tidak selengkap Zoom, terutama untuk workshop yang butuh interaksi lebih banyak.
- Microsoft Teams: Memiliki fitur yang lengkap, terutama untuk kolaborasi tim. Plus, bisa integrasi dengan aplikasi Office. Tapi, sedikit lebih kompleks dibanding platform lain.
- YouTube Live: Cocok untuk workshop dengan skala yang luas dengan penonton yang banyak, namun tidak butuh interaksi karena penggunaan YouTube Live memiliki keterbatasan dalam komunikasi dua arah.
Pilih sesuai kebutuhan dan jumlah peserta workshop-mu, ya!
4. Membuat Susunan Acara
Membuat susunan acara itu seperti peta perjalanan workshop kamu. Tentukan agenda atau jadwalnya, susun materi yang akan dibahas, dan bagi sesi dengan jelas. Jangan lupa atur waktu setiap sesi supaya acara berjalan lancar dan peserta tidak bosan.
5. Menentukan Strategi Promosi Acara
Agar workshop-mu banyak yang tahu, gunakan media sosial dan email marketing untuk mengundang peserta. Kamu juga bisa kolaborasi dengan influencer atau pembicara ternama untuk menarik perhatian lebih. Selanjutnya buatlah landing page untuk memudahkan peserta mencari informasi terkait workshop dan proses pendaftarannya.
Tips Workshop Online yang Sukses
1. Narasumber Menyampaikan Materi yang Efektif
Pastikan narasumber menyampaikan materi dengan cara yang menarik. Gunakan slide presentasi yang jelas, tambahkan video untuk visualisasi, dan interaksi dengan peserta agar mereka tetap tertarik untuk memperhatikan acara hingga akhir. Mengadakan kuis atau polling juga bisa membuat suasana lebih seru dan interaktif.
2. Antisipasi Kendala Teknis
Jangan lupa antisipasi kendala teknis yang mungkin terjadi saat workshop online berlangsung. Pastikan koneksi internet stabil, cek audio dan video sebelum acara dimulai, dan pastikan semua alat berfungsi dengan baik. Dengan persiapan ini, kamu bisa menghindari gangguan yang bisa merusak jalannya acara dan pengalaman peserta.
3. Mengelola Partisipasi Peserta dengan Baik
Agar workshop berjalan lancar, kelola partisipasi peserta dengan baik. Buat sesi interaktif dan aktifkan fitur seperti chat atau breakout rooms untuk diskusi kelompok. Ini akan membantu untuk membangun keterlibatan dan membuat peserta merasa lebih terlibat.
4. Memberikan Sertifikat untuk Peserta dan Narasumber
Jangan lupa untuk memberikan sertifikat kepada peserta dan narasumber. Sertifikat ini bisa jadi motivasi tambahan bagi peserta dan bentuk apresiasi untuk narasumber. Karena acara berlangsung online, buatlah sertifikat dalam bentuk dokumen PDF yang nantinya bisa dikirimkan ke email peserta, jadi lebih praktis dan cepat.
Dengan mengikuti langkah dan tips dari Evoria di atas, diharapkan workshop online kamu bisa berjalan dengan sukses dan berkesan. Jika ini adalah kali pertama kamu mengadakan acara, percayakan kepada Evoria Event sebagai partner keberhasilan workshop online kamu!
Tidak hanya acara online, Evoria punya pengalaman selama 4 tahun menjadi event organizer terpercaya dalam acara offline maupun hybrid. Jadi, mau buat event apa sama Evoria? Yuk konsultasikan sekarang, gratis lho!
Referensi:
- https://www.groovyeo.com/post/cara-membuat-workshop-online-menarik
- https://glints.com/id/lowongan/cara-membuat-webinar/
- https://dropshipaja.com/blog/cara-membuat-webinar/
- https://www.hukumonline.com/berita/a/strategi-pelaksanaan-workshop-yang-menarik-dan-efektif-lt650d6c50405ab/
- https://youngontop.com/10-cara-membuat-workshop-yang-menarik-untuk-gen-z/
- https://www.niagahoster.co.id/blog/aplikasi-untuk-video-conference/
- https://pepnews.com/tekno/p-41678642f984038/inilah-13-manfaat-dan-kekurangan-penggunaan-youtube