Kenali Apa Itu Conference, Tujuan, serta Jenisnya
Pernahkah kamu menghadiri conference atau konferensi sebelumya? Kira-kira apa ya sebenarnya conference itu, dan apa tujuan dari acara ini? Kalau kamu masih bingung mengenai apa itu conference, serta tujuan dan manfaatnya diadakan conference, yuk kita bahas di artikel berikut ini!
Apa itu Conference?
Conference atau konferensi adalah pertemuan formal yang dihadiri antara dua belah pihak bahkan lebih yang umumnya sengaja dirancang untuk mendiskusikan topik atau isu tertentu. Biasanya conference diadakan untuk bertukar informasi, hasil penelitian atau membahas perkembangan di bidang tertentu.
Conference umumnya diselenggarakan oleh organisasi, institusi atau komunitas tertentu, bisa berskala kecil, seperti diskusi kelompok atau seminar lokal, dan berskala besar dengan ribuan peserta dari berbagai negara.
Tujuan Mengadakan Conference
Conference bertujuan untuk memperluas pengetahuan peserta melalui presentasi dan lokakarya, serta menjadi ajang bagi para ahli untuk mempromosikan inovasi baru. Tujuannya bisa bersifat akademik, dimana ilmuwan mempresentasikan hasil riset; bisnis, yang membahas tren dan peluang baru untuk meningkatkan usaha; atau perdagangan, yang menghubungkan peserta dengan vendor baru.
Conference menghadirkan pembicara utama atau tokoh terkemuka di bidangnya, yang mampu menarik minat banyak orang untuk hadir.
Jenis-jenis Conference
Ternyata conference tidak hanya satu jenis saja, conference ada yang dilakukan secara online sampai yang berisi diskusi serius. Ada banyak ragam conference, berikut kita bahas jenis-jenisnya.
1. Konferensi Virtual (Online Conference)
Konferensi ini dilakukan secara online, lewat platform seperti Zoom, Microsoft Teams, atau Google Meet. Sejak pandemi, konferensi ini makin populer karena memungkinkan peserta dari seluruh dunia bergabung tanpa harus bepergian.
Kelebihan konferensi ini fleksibel, bisa ikut dari mana saja, bahkan sambil santai di rumah. Tapi, kekurangannya mungkin pada keterbatasan interaksi langsung dengan peserta lain.
2. Konferensi Akademik
Konferensi akademik, dihadiri oleh para peneliti, dosen, mahasiswa, dan ahli dari berbagai bidang keilmuan. Konferensi akademik bertujuan untuk berbagi pengetahuan, karena berkaitan erat dengan bidang akademik. Konferensi ini juga ajang untuk menambah wawasan dan mengasah kemampuan berpikir kritis.
3. Konferensi Pers
Konferensi pers digunakan untuk menyampaikan informasi penting ke media, seperti pengumuman resmi atau peluncuran produk baru, lalu diakhiri dengan sesi tanya jawab dengan jurnalis. Konferensi ini sering membahas topik tertentu secara mendalam dan biasanya berlangsung mendadak di tempat yang diimprovisasi.
4. Konferensi Bisnis
Konferensi bisnis merupakan tempat berkumpul para pelaku industri untuk membahas perkembangan, tren, dan peluang di dunia bisnis. Konferensi ini dihadiri oleh pengusaha, eksekutif perusahaan, investor, dan profesional dari berbagai sektor. Topik yang dibahas pada konferensi ini mulai dari strategi bisnis, inovasi teknologi hingga perkembangan pasar global.
Teknis Persiapan dan Pelaksanaan Conference
Dalam menyelenggarakan sebuah conference, memerlukan perencanaan matang agar dapat berjalan sukses. Tahap persiapan sampai pelaksanaan harus diperhatikan secara teliti untuk memastikan conference berjalan dengan lancar. Berikut langkah-langkah teknis yang perlu dilakukan dalam mempersiapkan dan melaksanakan conference.
Persiapan Conference
1. Menentukan Tema, Waktu, dan Lokasi
Tentukan tema yang menarik dan relevan, tentukan waktu dan lokasi yang strategis, serta memiliki fasilitas yang lengkap.
2. Menyusun Jadwal Kegiatan Acara
Susunlah jadwal secara rinci mencakup pembukaan, sesi presentasi, diskusi, tanya jawab, waktu istirahat, sesi networking dan penutupan.
3. Menyiapkan Fasilitas dan Perlengkapan
Pastikan semua fasilitas dan perlengkapan siap, seperti proyektor, mikrofon, koneksi internet yang stabil serta perlengkapan lainnya. Kalau acara online, cek platform yang dipakai, pastikan semua berfungsi dengan baik.
4. Menentukan dan Mengirim Undangan ke Moderator
Pilihlah moderator yang berpengalaman dan berpengetahuan tentang tema. Segera kirimkan undangan resmi dengan detail acara, agar mereka punya waktu untuk mempersiapkan diri.
5. Publikasi dan Membuka Pendaftaran untuk Peserta
Publikasikan acara melalui media sosial atau email, buka pendaftaran peserta dengan formulir yang mudah diakses online atau offline.
Pelaksanaan Conference
1. Registrasi Peserta
Buat proses pendaftaran cepat dan efisien, agar peserta bisa segera masuk dan tidak menunggu lama. Pastikan mereka mendapatkan ID atau badge dengan mudah.
2. Sesi Presentasi dan Diskusi
Pastikan pembicara siap dan semua peralatan berfungsi dengan baik. Jangan lupa beri waktu untuk tanya jawab agar acara lebih interaktif.
3. Sesi Networking
Setelah sesi formal, buka kesempatan untuk networking. Ini waktu bagi peserta saling kenal, berbagi ide dan membangun koneksi. Sediakan makanan dan minuman ringan agar suasanya lebih nyaman.
4. Penutup dan Evaluasi Acara
Akhiri dengan penutupan yang singkat, diikuti dengan evaluasi. Kumpulkan feedback dari peserta tentang apa yang berjalan dengan baik dan apa yang bisa diperbaiki. Evaluasi penting dilakukan untuk meningkatkan kualitas acara berikutnya.
Conference adalah salah satu strategi pemasaran dengan bentuk event marketing. Jika organisasi atau perusahaanmu berencana mengadakan conference, pastikan memahami jenis dan teknis saat persiapan dan pelaksanaannya agar acara berjalan lancar dan meninggalkan kesan positif bagi peserta.
Menggandeng event organizer bisa jadi pilihan yang paling tepat ketika ingin mengadakan conference, tim profesional akan mengelola acara dari awal hingga akhir, sehingga kamu dan tim internal bisa lebih fokus ke acara inti.
Berpengalaman dalam bekerja sama dengan perusahaan di berbagai bisnis, Evoria Event adalah partner yang tepat untuk keberhasilan conference di perusahaanmu. Hubungi Evoria sekarang dan dapatkan sesi konsultasi gratis!
Referensi:
- https://event.detik.com/blog/276/pengertian-apa-itu-conference–tujuan–jenis-dan-manfaatnya
- https://www.groovyeo.com/post/pengertian-conference-tujuan-serta-jenisnya
- https://karyabintangabadi.id/pengertian-conference/
- https://www.eureka.id/inilah-definisi-conference-fungsi-tujuan-dan-jenisnya/
- https://evermos.com/home/panduan/glosarium/kerja/conference/
- https://www.jetorbit.com/blog/pengertian-conference-tujuan-dan-jenisnya/