Pahami Struktur Event Organizer untuk Optimalkan Kinerja Tim
Dalam sebuah acara, biasanya terdapat event organizer (EO) yang akan membuat tiap jadwal berjalan dengan baik. Dengan struktur event organizer yang tertata, maka pembagian tugas pun bisa terbagi secara merata.
Inilah yang membuat EO bisa menyelesaikan tugas dan membagi waktu dengan baik. Tiap individu di dalam timnya sudah memiliki tugasnya masing-masing. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai struktur dan pembagian dalam tim EO.
Pembagian Tugas dan Struktur Event Organizer
1. Pimpinan dan Manajemen
Posisi dan struktur paling atas dari EO adalah pimpinan serta manajemen. Bagian ini biasanya diisi oleh direktur utama serta manajer operasional. Tugas mereka adalah bertanggung jawab terhadap visi dan arah strategis perusahaan.
2. Tim Perencana Acara
Berikutnya adalah posisi yang berperan penting dalam struktur event organizer, yakni tim perencana acara. Bagian ini terdiri dari beberapa posisi, mulai dari event planner yang bertugas untuk merangsang konsep acara, hingga koordinator acara.
3. Tim Kreatif
Dalam EO pasti ada tim khusus yang bertugas merancang visual acara. Mulai dari bagaimana dekorasi ditampilkan, melakukan branding acara, hingga menghadirkan materi materi promosi. Tugas tersebut secara penuh diberikan kepada tim kreatif.
4. Tim Pemasaran dan Publikasi
Acara tak akan berjalan lancar tanpa adanya audiens yang datang dan berkunjung. Guna menjaring audiens yang besar, struktur tim dalam event organizer harus memiliki tim pemasaran dan publikasi yang baik. Tim ini biasanya mencakup manajer publikasi sekaligus tim media sosial.
5. Tim Keuangan
Posisi kali ini dirancang khusus untuk mengelola anggaran, mencatat pengeluaran, hingga mempersiapkan laporan keuangan. Dalam beberapa kasus, EO juga memasukkan analis keuangan agar budget yang dimiliki bisa sesuai kebutuhan.
5. Tim Logistik
Tim yang tak kalah penting dalam EO adalah tim logistik. Kru di tim logistik bertugas untuk mengatur semua aspek logistik, dari transportasi, akomodasi, hingga peralatan yang digunakan selama acara. Mereka juga menyediakan layanan untuk vendor, kru, katering, dan berbagai pihak yang bekerja sama selama acara berlangsung.
6. Staf Dukungan
Apabila acara yang digelar merupakan acara yang besar, biasanya tim EO akan membuka staf khusus, yakni relawan. Mereka akan berbagi tugas selama acara, sehingga setiap kegiatan dapat berjalan secara lancar dan optimal.
Rahasia Tim EO Bekerja Secara Efisien
Selain memiliki struktur event organizer yang baik selama bertugas, ternyata tim EO memiliki trik lain agar acara berlangsung sesuai rencana. Beberapa praktik dan strategi yang sering dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Menyusun Rencana Secara Matang
Sebelum acara berlangsung, tim EO akan menyusun rencana sedetail mungkin untuk membuat acara berjalan lancar. Penyusunan ini mencakup jalannya acara, peralatan yang dibutuhkan, tim yang bertugas, hingga manajemen acara dari awal sampai selesai.
2. Melakukan Komunikasi dengan Efektif
Komunikasi antar anggota EO sebelum, saat dan setelah acara berlangsung secara efektif. Caranya dengan melakukan pertemuan rutin untuk membahas progres, masalah, maupun update kegiatan. Mereka juga menggunakan platform komunikasi daring untuk memudahkan proses bertukar informasi.
3. Pemanfaatan Teknologi
Meski memiliki struktur event organizer yang baik, tapi jika tim EO tidak memanfaatkan teknologi dalam tugasnya, maka pekerjaan bisa gagal. Hal ini bisa terjadi karena pekerjaan bisa menjadi lebih mudah dibandingkan cara manual tanpa pemakaian teknologi.
4. Melakukan Evaluasi
Tim EO tak jarang melakukan evaluasi setelah acara selesai. Evaluasi ini dimaksudkan untuk mengetahui apa halangan dan tantangan selama acara. Nantinya hasil evaluasi akan digunakan untuk perencanaan rencana ke depan yang lebih baik.
Keberhasilan suatu acara bisa terjadi karena struktur event organizer yang baik. Kerja sama yang mereka lakukan menjadi kunci setiap agenda berjalan sesuai dengan rencana.
Seperti tim Evoria Event yang sudah berjalan sejak 2020 dalam membuat acara baik offline ataupun offline, dari skala nasional bahkan hingga internasional. Bagi kamu yang siap untuk membuat acara dengan a thousand impact, yuk ngobrol sama Evoria!