Skill dan Tips Penting untuk Tim Event Organizer Sukses

Mau sukses jadi EO yang diandalkan klien dan buat acara spektakuler? Nyatanya tidak cukup hanya sekadar punya tim dan kantor fisik, skill dari tiap staff sangat penting. Yuk pelajari apa saja skill yang diperlukan serta tips untuk membangun tim event organizer yang sukses!

Mengapa Skill EO Sangat Penting?

Skill yang dimiliki anggota tim EO sangat penting karena mereka lah yang bertanggung jawab dibalik kesuksesan sebuah acara. Tanggung jawab utamanya adalah mengatur acara dari awal hingga akhir, termasuk saat sebelum acara, urusan logistik, hubungan dengan peserta, hingga pengaturan anggaran. Tingkat profesionalitas sebuah EO tentu akan meningkatkan kepuasan klien, dan memungkinkan untuk kerjasama jangka panjang.

Skill Dasar yang Harus Dimiliki EO

Agar bisa jadi EO yang sukses, ada skill-skill penting yang perlu kamu kuasai, berikut apa saja skill yang penting jika kamu ingin bergabung dengan tim event organizer.

1. Komunikasi Efektif

Sebagai EO, kamu akan sering berhubungan dengan banyak pihak, mulai dari klien, vendor, sponsor, hingga talent. Tidak sekadar bicara atau mengobrol biasa, tapi harus berkomunikasi dengan jelas dan profesional. Kamu tidak hanya mengkoordinasikan tiap detail, tapi juga mampu menyampaikan konsep acara dengan percaya diri, bernegosiasi dengan baik, dan memahami kebutuhan tiap pihak.

2. Manajemen Waktu

EO harus bisa mengatur waktu secara efektif, terutama karena bertanggung jawab atas semua persiapan acara, serta berkoordinasi dengan vendor. Dalam menghadapi tugas yang berbeda-beda dan potensi bentrokan jadwal, kemampuan manajemen waktu penting bagi EO agar acara berjalan sesuai rencana.

3. Kreativitas dan Problem Solving

Kreativitas EO sangat diuji untuk dapat merancang konsep acara yang unik dan menarik. Kamu harus selalu update dengan tren baru dalam industri event, lakukan brainstorming bersama tim untuk mendapatkan ide-ide yang terbaru. Selain itu, selama persiapan, masalah bisa muncul kapan saja, sehingga kemampuan problem solving yang cepat dan tepat dangat diperlukan bagi seorang EO agar dapat menangani masalah tanpa hambatan.

4. Multitasking dan Adaptasi

Skill multitasking dan adaptasi itu wajib kamu kuasai, soalnya kamu harus bisa mengatur banyak hal sekaligus. Kemudian, EO juga harus punya kemampuan adaptasi, karena selalu ada saja hal tak terduga, atau masalah teknis lainnya. Jadi, kombinasi multitasking dan adaptasi membuat EO selalu siap menghadapi segala situasi, apapun tantangannya.

5. Kemampuan Kepemimpinan

EO menjadi penggerak utama acara, yang harus bisa memimpin semua anggota agar paham perannya. Ketika acara berlangsung, tantangan pasti muncul, dan EO harus bisa mengambil keputusan cepat dan menyelesaikan konflik.

Skill Teknis yang Harus Dikuasai EO

1. Perencanaan Anggaran dan Logistik

Kamu harus mampu mengelola dan merencanakan anggaran dan logistik tanpa melebihi anggaran yang ditentukan. Sebagai tips yang bisa kamu terapkan, buat anggaran terperinci dari setiap kebutuhan acara, pisahkan dana untuk keperluan darurat, negosiasikan dengan vendor terkait agar mendapat harga sesuai dengan anggaran yang ada.

2. Manajemen Tim dan Vendor

EO perlu memimpin dan memotivasi tim agar bisa bekerja sama dengan baik. Kemudian kamu perlu jalin hubungan yang baik dengan vendor, bernegosiasi untuk mendapatkan harga yang pas tanpa mengorbankan kualitas.

Koordinasi dengan tim internal pun krusial, jadi buatlah jadwal yang jelas dan pastikan semua tahu tanggung jawab mereka masing-masing. Saat muncul masalah, tetap tenang dan cari solusi bersama tim dan vendor.

3. Pemahaman Teknologi Acara

Zaman sekarang, teknologi berperan besar dalam setiap acara. Mulai dari alat sound system, lighting, hingga perangkat lunak untuk manajemen acara. Kamu harus paham cara kerja alat-alat tersebut supaya bisa mengaturnya dengan baik. Misalnya, tahu cara mengoperasikan proyektor atau software untuk registrasi peserta. Dengan pemahaman tersebut, kamu bisa meminimalisir terjadinya masalah teknis dalam acara.

Tips untuk Menjadi Event Organizer Profesional

1. Cara mendapatkan pengalaman

Untuk kamu yang ingin jadi EO profesional, pengalaman itu sangat berharga. Tanpa pengalaman, sulit memahami seluk-beluk industri ini. Beberapa cara untuk mendapatkan pengalaman antara lain:

1. Bergabung dengan komunitas atau organisasi
2. Bantu teman atau keluarga mengorganisir acara
3. Magang di perusahaan event organizer terdekat di kotamu
4. Ikuti acara sebagai volunteer.

2. Mencari pelatihan dan sertifikasi

Kamu juga bisa ikuti pelatihan tentang event planning atau manajemen acara. Banyak lembaga pendidikan yang menawarkan pelatihan mengenai event organizing. Pada era digital, banyak juga pelatihan online yang menyediakan pelatihan EO dengan waktu yang fleksibel.

3. Mengikuti tren terbaru dalam industri acara

Mengikuti tren terbaru adalah kunci untuk tetap relevan dan menarik di mata klien. Sebagai EO profesional, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk selalu up-to-date dengan perkembangan, yaitu:

1. Luangkan waktu untuk membaca artikel yang berkaitan dengan industri acara
2. Ikuti webinar dan konferensi yang bagus untuk mendapatkan wawasan dari para ahli
3. Aktif di media sosial, dan bergabung dalam group atau forum yang berkaitan dengan Event Organizer
4. Mengeksplor teknologi yang bermanfaat dalam manajemen acara.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari oleh EO

1. Kurang riset dan perencanaan

Dalam semangat menyusun acara, kadang hal-hal penting seperti tujuan, target audiens dan anggaran bisa terlupakan. Kamu harus memahami kebutuhan klien, tema acara, dan audiens. Tanpa perencanaan yang matang, kamu bisa bingung saat mengeksekusi acara. Jangan lupa untuk riset pasar biar acara kamu sesuai harapan.

2. Kurang Promosi yang Efektif

Mengadakan acara merupakan salah satu strategi dalam event marketing. Ketika mengadakan promosi, EO perlu mengenali target audiens dan juga hasil yang diharapkan perusahaan agar program yang dijalankan bisa tepat.

Pahami karakteristik audiens, jadi pesan promosi bisa disesuaikan dengan bahasa dan gaya audiens. Informasi dan manfaat acara perlu konsisten, karena kalau nggak sinkron, audiens bisa bingung dan kurang tertarik.

3. Tidak Mempersiapkan Rencana Darurat

Satu hal yang sering kali diabaikan adalah menyiapkan rencana darurat. Mempersiapkan rencana darurat, bukan hanya mengenai menghadapi masalah tidak terduga, tapi juga tentang memberikan rasa tenang dan percaya diri bagi semua yang terlibat di acara.

4. Tidak Menyisihkan Banyak waktu untuk persiapan

Meskipun sedang melaksanakan event yang tidak terlalu besar, tapi tanpa persiapan matang segalanya bisa berantakan. Ini menyebabkan kebingungan di hari H dan menurunkan kualitas dari acara kamu.

Selain itu, terbatasnya waktu bisa meningkatkan stres dan membuat tim panik. Segala proses perlu dipersiapkan secara cermat sebelum acara dimulai, karena kalau tergesa-gesa hanya akan meningkatkan resiko kesalahan.

Nah itu dia penjabaran tentang skill penting apa saja yang perlu dimiliki seorang staff event organizer. Sebuah tim event organizer adalah satu-kesatuan yang memiliki tanggung jawabnya masing-masing, dengan koordinasi dan pengalaman yang meningkat niscaya kamu bisa menjadi seorang staff EO yang dapat diandalkan!

Layaknya Evoria Event yang sudah melalang buana sejak 2020 dipercaya sebagai salah satu event organizer profesional di Jakarta, mulai dari acara online, festival music, acara internasional, hingga acara pemerintahan.

Mau konsultasi terkait acara yang ingin kamu adakan? Yuk, ngobrol bareng tim Evoria, gratis!

Referensi:

• https://glints.com/id/lowongan/event-organizer-adalah/
• https://tourezia.com/artikel/jenis-dan-skill-yang-harus-dikuasai-dalam-profesi-event-organizer/
• https://youngontop.com/10-skill-yang-harus-dimiliki-event-organizer-profesional/
• https://event.detik.com/blog/118/5-skill-wajib-buat-kamu-yang-mau-jadi-event-planner-
• https://narasi.tv/read/narasi-daily/event-organizer
• https://glints.com/id/lowongan/serba-serbi-event-planner/
• https://idebiz.id/keterampilan-seorang-event-organizer/
• https://labiruevent.com/tips-jadi-event-planner/
• https://www.fimela.com/lifestyle/read/5355738/4-kesalahan-umum-saat-menyiapkan-event-yang-harus-dihindari?page=5
• https://www.kreathink.id/5-kesalahan-para-event-organizer-yang-wajib-diketahui/
• https://tourezia.com/artikel/kesalahan-saat-menyiapkan-event/