10 Tugas Penting Liaison Officer dalam Kesuksesan Event

Dalam dunia penyelenggaraan acara, tugas liaison officer (LO) sering kali menjadi kunci keberhasilan. LO adalah penghubung antara panitia, tamu undangan, narasumber, hingga pihak eksternal yang terlibat dalam sebuah event. Tugasnya tidak sekadar mendampingi, tetapi memastikan komunikasi berjalan lancar, kebutuhan tamu terpenuhi, dan acara berlangsung sesuai rencana.

Baik di seminar kampus, konferensi bisnis, maupun gathering perusahaan, keberadaan LO membantu menjaga profesionalitas penyelenggara. Bagi mahasiswa, menjadi LO adalah pengalaman berharga, sementara bagi institusi dan perusahaan, memiliki LO profesional bisa menentukan citra acara di mata peserta dan tamu penting.

Liaison Officer adalah profesi yang berfungsi sebagai penghubung komunikasi antara berbagai departemen atau perusahaan. Umumnya, LO dapat ditemukan di divisi hubungan masyarakat, dimana mereka berinteraksi dengan pihak eksternal untuk mendukung kepentingan perusahaan atau acara.

Berbeda dengan panitia umum yang fokus pada teknis penyelenggaraan seperti dekorasi, registrasi, atau dokumentasi, peran LO lebih menekankan pada komunikasi, koordinasi, dan kenyamanan tamu. Bisa dibilang, LO adalah wajah pertama yang mewakili penyelenggara acara di hadapan tamu penting.

Tugas Utama Liaison Officer dalam Event

Peran liaison officer (LO) dalam sebuah acara sangat penting, terutama karena mereka bertugas langsung menangani tamu undangan maupun narasumber. Agar lebih jelas, berikut adalah 10 tugas LO beserta penjelasannya:

1. Menyambut Tamu dan Narasumber

LO adalah orang pertama yang ditemui tamu penting ketika hadir di lokasi acara. Tugas ini meliputi menyambut dengan ramah, memastikan proses registrasi berjalan lancar, serta memberikan informasi awal terkait rundown acara. Sikap sopan dan ramah LO sangat memengaruhi kesan pertama tamu terhadap acara.

2. Mendampingi Tamu Selama Acara Berlangsung

Setelah menyambut, LO bertanggung jawab mendampingi tamu/narasumber dari awal hingga akhir acara. Mereka memastikan tamu tidak merasa kebingungan, mengetahui posisi yang harus diisi (misalnya saat menjadi pembicara), serta memberikan kenyamanan selama acara berlangsung.

3. Menjadi Penghubung Komunikasi Antara Tamu dengan Panitia

Tugas liaison officer selanjutnya adalah menjadi mediator. Informasi yang dibutuhkan tamu akan disampaikan ke panitia, dan sebaliknya, setiap arahan panitia juga akan diteruskan LO kepada tamu. Hal ini membantu mencegah miskomunikasi yang bisa berpotensi mengacaukan jalannya acara.

4. Mengatur Jadwal Tamu atau Narasumber

LO memastikan tamu/narasumber hadir tepat waktu sesuai agenda. Ini termasuk menjemput dari hotel, mengatur transportasi ke venue, atau mengingatkan jadwal tampil narasumber di panggung. Koordinasi ketat sangat diperlukan agar acara berjalan sesuai rundown.

5. Menangani Kebutuhan Khusus Tamu

Beberapa tamu mungkin memiliki kebutuhan khusus, misalnya preferensi makanan, ruang tunggu eksklusif, atau kebutuhan teknis tertentu (seperti presentasi dengan perangkat tertentu). LO bertugas mengidentifikasi dan memfasilitasi kebutuhan tersebut agar tamu merasa dihargai.

6. Mengantisipasi dan Menyelesaikan Masalah di Lapangan

Kendala teknis atau non-teknis sering muncul mendadak, seperti keterlambatan transportasi atau kendala peralatan. LO harus memiliki kemampuan problem solving yang cepat, memastikan masalah selesai tanpa mengganggu kenyamanan tamu maupun jalannya acara.

7. Menjaga Etika dan Sikap Profesional

LO adalah representasi langsung dari penyelenggara. Karena itu, sikap profesional, tutur kata yang sopan, penampilan yang rapi, serta kesigapan dalam melayani akan menjadi cerminan kualitas acara dan institusi di mata tamu undangan.

8. Memberikan Informasi Lengkap Mengenai Acara

Tamu atau narasumber mungkin membutuhkan informasi detail, seperti susunan acara, durasi sesi, lokasi ruang ganti, hingga fasilitas yang tersedia. LO harus memahami seluruh informasi acara dengan baik agar bisa menjawab pertanyaan secara cepat dan tepat.

9. Mendukung Kelancaran Teknis Presentasi atau Tugas Tamu

Untuk narasumber atau pembicara, LO membantu mempersiapkan kebutuhan presentasi seperti laptop, pointer, atau mikrofon. LO juga memandu narasumber kapan harus naik panggung dan memastikan semua berjalan sesuai dengan teknis yang direncanakan.

10. Mengawal Hingga Acara Selesai

Setelah acara selesai, LO masih bertugas mengantar tamu hingga keluar venue atau bahkan kembali ke hotel/transportasi yang disediakan. Dengan mengawal hingga akhir, LO memastikan pengalaman tamu tetap positif dari awal hingga akhir acara.

Dari pembahasan di atas, bisa kita simpulkan bahwa tugas liaison officer tidak hanya sekadar mendampingi tamu atau narasumber, tetapi juga berperan penting dalam menjaga citra penyelenggara, memastikan komunikasi berjalan lancar, serta mendukung kelancaran keseluruhan acara. Peran ini krusial, terutama untuk event skala perusahaan maupun institusi yang membutuhkan standar profesional.

Kalau institusi kamu butuh LO profesional untuk acara seminar, gathering, atau event korporat, Evoria Event Orchestrator siap membantu mengatur dengan standar hospitality terbaik, sehingga acara berjalan lebih terstruktur dan berkesan.

Sudah siapkah acara kamu berjalan lebih lancar dengan dukungan LO yang profesional?