Cara Memilih Venue untuk Acara yang Tepat

Dalam memilih venue atau tempat acara terkadang sedikit susah karena bukan hanya sekadar soal lokasi saja, tapi juga soal menciptakan pengalaman yang tak terlupakan. Baik itu dalam acara pernikahan, seminar, ulang tahun atau gathering kantor. Dengan cara memilih venue acara yang baik bisa membuat acara menjadi lebih hidup dan tertata rapi. Tapi sayang sekali banyak orang yang masih bingung dalam menentukan pilihan karena banyaknya faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan tempat acara tersebut. 

Kami akan membagikan panduan lengkap dan praktis tentang cara memilih venue acara yang sesuai kebutuhanmu—tanpa stres dan tanpa buang-buang waktu. Yuk, simak langkah-langkahnya agar acaramu berjalan mulus dan sukses dari awal sampai akhir

Tentukan Jenis dan Skala Acaramu

Satu hal yang krusial adalah harus menentukan dulu jenis dan skala acara yang akan dilaksanakan, karena ini akan memengaruhi kebutuhan ruangan, dekorasi, fasilitas, bahkan lokasi acara yang akan dilaksanakan. 

Contoh kasus:

Rina ingin mengadakan ulang tahun anaknya yang ke-5. Ia memilih indoor playground karena lebih aman untuk anak-anak. Sementara itu, Deni yang menyelenggarakan workshop bisnis memilih ruang pertemuan di coworking space yang menyediakan Wifi cepat dan proyektor. Dengan memahami kebutuhan acara, maka venue otomatis bisa menyesuaikan secara maksimal. 

Jenis dan skala acara yang dipilih akan memengaruhi seluruh proses, termasuk bagaimana event organizer menyusun perencanaan hingga eksekusi. Untuk lebih lengkapnya, baca artikel Cara Kerja Event Organizer dari Perencanaan Sampai Eksekusi Acara yang Memukau.

Sesuaikan dengan Anggaran Acara

Salah satu pertimbangan utama adalah budget, karena venue bisa menghabiskan 30–50% dari total biaya acara. Tapi jangan khawatir venue mahal belum tentu terbaik, dan yang murah pun belum tentu buruk.

Tips:

• Tanyakan apakah harga sudah termasuk peralatan (sound system, AC, meja, dll.)
• Cek kemungkinan biaya tambahan seperti kebersihan, overtime, atau keamanan
• Bandingkan 2–3 tempat sebelum memutuskan

Menurut Bridestory, banyak venue menawarkan paket bundling yang bisa lebih hemat, termasuk dekorasi dan catering. Jika kamu masih bingung bagaimana menghitung seluruh komponen biaya event setelah memilih venue, artikel Biaya Event Organizer: Apa Saja yang Termasuk & Bagaimana Menghitungnya akan sangat membantu.

Lokasi Strategis Itu Kunci

Venue yang cantik tapi sulit dijangkau bisa bikin tamu kesal atau malah batal hadir. Pastikan venue berada di lokasi yang:

• Dekat jalan utama atau akses transportasi publik
• Mudah ditemukan di Google Maps
• Memiliki area parkir yang cukup

Menurut Weddingku, lokasi strategis juga mempengaruhi efisiensi logistik dan koordinasi vendor. Jika kamu masih bingung menentukan lokasi yang pas, kami menyediakan layanan konsultasi dan rekomendasi venue secara gratis

Pastikan Kapasitas Sesuai Jumlah Tamu

Venue terlalu besar bisa terasa sepi, sementara venue terlalu kecil bisa membuat tamu tak nyaman. Sesuaikan kapasitas venue dengan jumlah tamu undangan.

Panduan umum:

• <100 tamu: restoran, kafe privat, atau ruang komunitas
• 100–300 tamu: ballroom hotel kecil, aula serbaguna
• 300 tamu: gedung besar, taman outdoor, atau convention hall

Untuk event profesional, Eventbrite menyarankan memilih tempat dengan ruang fleksibel yang bisa dikonfigurasi ulang.

Fasilitas Pendukung Wajib Dicek

Venue yang baik akan menyediakan fasilitas penting seperti:

• Kursi dan meja
• Sound system dan LCD proyektor
• Ruang ganti atau VIP
• Toilet bersih
• Area merokok (jika dibutuhkan)
• Genset untuk cadangan listrik

Jika fasilitas ini tidak disediakan, kamu harus menyiapkan vendor tambahan—yang tentu saja menambah biaya dan tenaga.

Perhatikan Desain dan Estetika Venue

Tampilan venue memainkan peran penting, terutama jika kamu menginginkan dokumentasi foto atau video yang estetik. Tema acara juga harus selaras dengan suasana tempat.

Pilihan populer:

• Garden party → venue outdoor
• Acara formal → ballroom hotel
• Tema industrial/urban → warehouse venue atau rooftop

The Knot bahkan menyarankan memilih venue yang tidak memerlukan banyak dekorasi tambahan agar lebih efisien.

Pesan Jauh Hari dan Pastikan Tanggal Tersedia

Venue populer bisa penuh hingga 6 bulan sebelumnya, apalagi di musim liburan atau akhir pekan. Pastikan kamu:

• Booking sejak awal
• Memastikan durasi sewa (berapa jam?)
• Menanyakan biaya overtime jika acara molor
• Melakukan kunjungan ke lokasi minimal 1–2 kali

Cek Ulasan dan Testimoni

Jangan percaya brosur saja. Lihat ulasan dari tamu atau event planner yang pernah memakai venue tersebut. Kamu bisa cari di:

• Google Reviews
• Instagram (tag lokasi venue)
• Situs marketplace 

Pertanyaan yang bisa kamu cari jawabannya:

• Apakah venue bersih dan terawat?
• Apakah staff ramah dan sigap?
• Apakah ada kendala teknis seperti AC mati atau listrik padam?

Pelajari Aturan dan Kebijakan Venue

Setiap venue punya aturan berbeda. Pastikan kamu tahu:

• Jam maksimal pemakaian
• Apakah boleh membawa vendor sendiri?
• Apakah ada biaya corkage fee untuk makanan/minuman luar?
• Kebijakan pembatalan dan refund

Salah satu kendala umum adalah kurang membaca kontrak dengan seksama. Baca juga artikel 5 Alasan Kenapa Pakai Jasa Event Organizer Bisa Menghemat Waktu & Biaya

Cara memilih venue acara bukan hanya soal menyewa tempat, tapi tentang menciptakan pengalaman. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu bisa memastikan acara berjalan lancar, tamu nyaman, dan kamu sendiri lebih tenang.

Yuk, mulai sekarang buat daftar kebutuhan acaramu, cek beberapa venue, dan lakukan kunjungan ke lokasi. Semakin cepat kamu bergerak, semakin sedikit stres menjelang hari H!

Tapi tenang kamu nggak harus melakukannya sendiri. Bersama Evoria Event, kamu bisa mendapatkan rekomendasi venue terbaik yang sesuai dengan konsep, anggaran, dan kebutuhan acaramu tanpa ribet. Konsultasikan saja secara gratis dengan tim profesional Evoria Event. Untuk informasi lebih lanjut, bisa menghubungi kami melalui WhatsApp.