Apa itu Event Organizer (EO), Tanggung Jawab, dan Jenisnya

Dalam mengadakan sebuah acara, adanya event organizer akan sangat membantu keberhasilan acara tersebut. Event Organizer (EO) telah menjadi pilar penting dalam industri penyelenggaraan acara, baik di tingkat lokal maupun internasional. Penasaran apa itu event organizer dan apa saja tugas dan keterlibatannya dalam mengelola sebuah acara? Yuk simak pembahasan lengkapnya berikut ini!

Apa Itu Event Organizer (EO)?

Kebutuhan akan acara yang terencana dengan baik dan eksekusi yang sempurna semakin meningkat. Baik itu acara pernikahan, konser musik, hingga konferensi bisnis, adanya EO diharapkan dapat membantu untuk memastikan setiap acara berjalan sesuai rencana.

Merujuk dari buku Chief Event Organizer, event organizer (EO) adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara kesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia hiburan sedalam-dalamnya.

Bisa dikatakan EO merupakan sebuah tim yang melakukan serangkaian proses mulai dari memilih bentuk acara, menentukan bagaimana acara dikemas, mengurus pembayaran dan perizinan, menjamin keamanan acara, sampai pelaporan dan evaluasi acara tersebut.

Tanggung Jawab Event Organizer

EO biasanya bekerja sama dengan klien serta vendor untuk memastikan semua kebutuhan dan harapan terpenuhi. Berikut beberapa tanggung jawab EO dalam setiap acara:

1. Merencanakan Acara

EO bekerja sama dengan klien untuk merencanakan dan mengembangkan konsep acara yang sesuai dengan tujuan dan anggaran yang sudah ditentukan. Kerja sama ini meliputi susunan acara, kebutuhan logistik, dan menentukan vendor yang akan terlibat.

2. Manajemen Vendor

Vendor adalah pihak ketiga yang menyediakan berbagai layanan atau produk yang diperlukan untuk suksesnya sebuah acara, seperti katering, dekorasi, perlengkapan teknis, hiburan, dan banyak lagi. EO harus melakukan manajemen vendor dan terus berkomunikasi dengan vendor selama acara berlangsung, untuk memastikan mereka memberikan kualitas layanan yang terbaik.

3. Koordinasi Selama Acara Berjalan

EO juga bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan segala hal yang terkait selama acara berjalan. Seperti koordinasi dengan vendor acara, koordinasi dengan tim penerima tamu terkait penyambutan, penempatan dan penanganan permintaan khusus tamu. Selain itu, EO harus berkoordinasi dengan tim acara untuk memastikan segmen acara dimulai dan berakhir tepat waktu sesuai rencana.

4. Evaluasi Pasca Acara

Evaluasi pasca acara adalah langkah penting bagi Event Organizer (EO) untuk menilai keberhasilan acara dan menentukan area yang perlu diperbaiki untuk acara mendatang. Proses evaluasi ini membantu EO memahami apa yang berjalan dengan baik, apa yang bisa ditingkatkan, dan bagaimana pengalaman peserta dan klien dapat lebih baik di masa depan.

Jenis-jenis Event Organizer

1. One-Stop Service

EO dengan layanan one stop service merupakan mereka yang sanggup memenuhi permintaan berbagai jenis acara yang diinginkan klien, mulai dari konser musik dan festival berskala nasional hingga internasional.

2. MICE

MICE adalah singkatan dari Meetings, Incentives, Convention, Exhibitions. MICE ini merupakan penyelenggara acara formal yang meliputi pertemuan bisnis, konferensi, dan pameran sambil menghadirkan unsur hiburan.

3. Wedding Organizer

Wedding organizer atau nama lain untuk event organizer yang secara khusus mengurus acara pernikahan. Banyak orang memakai jasa wedding organizer (WO) untuk mempermudah dan memastikan kelancaran acara yang sakral ini.

Lingkup kerja dari WO meliputi keseluruhan perencanaan dan pelaksanaan acara pernikahan, seperti pemilihan lokasi, dekorasi, katering, hiburan dan kebutuhan logistik lainnya.

4. Promotor Konser Musik

Promotor konser musik adalah individu atau perusahaan yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, dan memasarkan konser musik. Jenis EO ini bertindak sebagai penghubung antara artis, venue, dan penonton. Promotor konser musik memainkan peran vital dalam industri musik dengan mengelola acara dari perencanaan hingga pelaksanaan konser.

Acara Apa Saja yang Diselenggarakan EO?

1. Corporate Event

Corporate Event merupakan acara yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk berbagai tujuan seperti promosi, seminar, pelatihan dan workshop, maupun outing perusahaan. Dengan melaksanakan acara korporat, perusahaan dapat menciptakan pengalaman yang bermanfaat bagi karyawan, klien, dan mitra bisnis, serta memperkuat posisi mereka di pasar.

2. Konser Musik

Event organizer (EO) konser musik adalah profesional atau perusahaan yang khusus mengelola semua aspek penyelenggaraan konser musik. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa konser berhasil dan menyenangkan bagi penonton dan artis.

3. Acara Pemerintahan

EO untuk acara pemerintahan bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan berbagai jenis acara yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah. Acara ini bisa mencakup pertemuan resmi, perayaan nasional, konferensi, dan acara publik lainnya.

4. Pernikahan

Wedding organizer atau EO yang secara khusus mengelola acara pernikahan biasanya meliputi semua aspek perencanaan dan pelaksanaan acara pernikahan. Dengan jasa EO pasangan pengantin tidak perlu lagi khawatir dengan berbagai keperluan dalam acara pernikahan seperti jadwal acara, pemilihan lokasi, dekorasi, katering dan dokumentasi.

5. Marketing Event

Marketing event adalah kegiatan yang dirancang untuk mempromosikan produk, layanan, atau brand melalui penyelenggaraan acara sebagai alat pemasaran yang efektif. Contohnya, sebuah perusahaan membuat event launching untuk memperkenalkan dan mempromosikan produk barunya.

6. Acara Sosial

EO acara sosial biasanya untuk acara umum yang terkait dengan momen pribadi atau keluarga. Seperti pernikahan dan acara ulang tahun. EO acara sosial melibatkan berbagai elemen, mulai dari dekorasi, makanan dan minuman, hingga hiburan yang sesuai dengan suasana acara.

Nah, sudah paham kan apa itu event organizer dan seberapa pentingnya kehadiran jasa mereka dalam sebuah acara. Menggunakan jasa event organizer adalah pilihan yang tepat untuk memastikan acara berjalan lancar.

Profesionalitas dari EO juga mempengaruhi kualitas layanan yang diberikan. Evoria Event bisa jadi partner yang tepat untuk keberhasilan acaramu. Hubungi kami sekarang juga, dan dapatkan sesi konsultasi gratis!

Referensi:

https://www.lspr.ac.id/jenis-kualifikasi-event-organizer/
https://glints.com/id/lowongan/strategi-event-marketing/
https://www.xoeoindonesia.com/post/contoh-event-organizer
https://effist.com/article/corporate-event/
Hafidz, Ibnu Novel. (2017). Chief Event Organizer. Yogyakarta: Gava Media

Apa Itu Event Organizer (EO)? Berikut Definisi, Tanggung Jawab, dan Jenisnya