Pengertian Corporate Event Organizer dan Peran Pentingnya dalam Dunia Bisnis
Corporate event organizer adalah sebuah perusahaan atau individu yang membantu perusahaan lain dalam menyelenggarakan acara untuk bisnisnya. Peran event organizer penting untuk memastikan setiap detail dari konsep hingga pelaksanaan berjalan lancar dan meninggalkan kesan mendalam bagi setiap peserta.
Seberapa penting kehadiran EO untuk keberhasilan acara di perusahaan? Simak pembahasannya di artikel berikut ini.
Tugas Corporate Event Organizer
Tugas jasa corporate EO mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan dan melaksanakan acara-acara perusahaan berjalan sesuai rencana.
1. Menentukan Tujuan, Target, dan Anggaran Acara
Tugas pertama dan utama bagi penyedia jasa corporate EO adalah menentukan tujuan acara bersama klien, apakah untuk memperluas jangkauan perusahaan, atau fokus pada penjualan. Tujuan ini akan mempengaruhi target audiens yang hadir dan juga anggaran acara.
2. Riset Pasar dan Pemilihan Vendor atau Sponsor
Berangkat dari tugas pertama, tugas corporate event organizer selanjutnya adalah melakukan riset pasar dengan menganalisis target audiens yang akan hadir di acara. Kemudian corporate EO juga menyeleksi vendor seperti venue acara, katering, panggung, termasuk pengajuan sponsor.
3. Mengatur Transportasi, Akomodasi, dan Persiapan Teknis
Menuju hari pelaksanaan acara, pihak EO bertugas mengatur transportasi peserta acara dan memastikan koordinasi perjalanan dan pengelolaan jadwal yang tepat. EO bertugas memesan akomodasi sesuai dengan perencanaan, serta mengelola dan mempersiapkan peralatan teknis, termasuk melakukan uji coba sebelum acara.
Keterampilan Penting untuk Corporate Event Organizer
Dalam pelaksanaannya, anggota yang bertugas menjadi bagian dari corporate EO penting untuk memiliki keterampilan sebagai berikut.
1. Kreativitas dan Inovasi dalam Merancang Acara
Corporate EO harus bisa merancang konsep acara yang unik, menemukan solusi kreatif untuk masalah yang mungkin dihadapi, beradaptasi dengan tren terbaru, serta menciptakan pengalaman dan kesan yang baik di setiap acara yang mereka kelola.
2. Kemampuan Komunikasi dan Koordinasi yang Efektif
Kemampuan penting corporate EO, mencakup komunikasi yang jelas, negosiasi, koordinasi tim, manajemen konflik, dan penyampaian informasi. Kemampuan ini memastikan acara berjalan lancar dan hubungan dengan semua pihak tetap baik.
3. Manajemen Waktu dan Kemampuan Mengatasi Tekanan
Bagi Perusahaan event organizer, kemampuan untuk manajemen waktu adalah hal yang penting. Selain itu, membuat perencanaan dan menjadwalkan tugas secara efisien, serta menangani anggotanya dalam mengelola stress juga penting dikuasai oleh corporate EO.
4. Pemahaman Mendalam tentang Industri Terkait
Pemahaman mendalam tentang industri, corporate EO harus memiliki pemahaman dan pengetahuan yang luas terkait berbagai industri, untuk memahami kebutuhan klien dan meminimalisir kesalahpahaman.
Keuntungan Menggunakan Jasa Corporate Event Organizer
1. Menghemat Waktu dan Sumber Daya Perusahaan
Menggunakan EO untuk mengelola acara perusahaanmu tentu akan bantu mengurangi beban kerja internal dalam menangani semua aspek acara. Hal ini memungkinkan tim internal perusahaan dapat fokus pada tugas utama mereka di acara.
2. Profesionalisme dalam Pelaksanaan Acara
Kualitas tinggi dari perencanaan hingga eksekusi, pengelolaan detail acara dengan cermat dan efisien berkat keahlian corporate EO. Seperti Evoria Event yang sudah berpengalaman selama 4 tahun dipercaya banyak perusahaan dari berbagai industri, dapat menjamin keberhasilan acara di perusahaanmu.
3. Memperluas Jaringan Bisnis
Perusahaan yang menggunakan jasa corporate event organizer mendapat kesempatan untuk memperluas jaringan bisnisnya. Dengan acara yang dikelola oleh corporate EO, perusahaan dapat mengenal lebih banyak vendor yang digunakan oleh EO tersebut, termasuk klien-klien EO sebelumnya.
4. Mengurangi Risiko Kesalahan dan Masalah Teknis
Identifikasi masalah potensial sebelum acara dapat dilakukan untuk mengurangi risiko kesalahan. Corporate EO menerapkan prosedur yang memanfaatkan teknologi untuk meminimalisir kesalahan teknis.
Peran Corporate Event Organizer dalam Meningkatkan Profil Bisnis
Bentuk acara yang dilakukan perusahaan seperti pemberian penghargaan tahunan, launching produk baru, dan pelatihan tim internal berperan penting dalam meningkatkan citra perusahaan. Corporate EO hadir untuk memastikan kelancaran acara tersebut dan meninggalkan kesan yang baik bagi audiens yang hadir.
Menyelenggarakan acara tersebut juga akan menarik perhatian media baik di tingkat lokal maupun internasional, dengan strategi pemasaran event yang baik hal ini tentu akan meningkatkan visibilitas perusahaan.
Corporate event organizer juga membantu perusahaan menyelenggarakan acara sesuai dengan peraturan kesehatan dan patuh terhadap kebijakan pemerintah setempat untuk melindungi reputasi perusahaan dan menghindari masalah hukum.
Keberhasilan suatu acara sangat penting bagi reputasi perusahaan, untuk itu menyerahkannya kepada jasa event organizer yang profesional adalah solusi terbaik.
Evoria Event adalah partner yang tepat untuk keberhasilan acara di perusahaan. Hubungi kami sekarang juga, dan dapatkan sesi konsultasi gratis!
Referensi:
- https://diexpo.com/mengenal-corporate-event-organizer/
- https://oscas.co.id/artikel/corporate-event-organizer/
- https://www.groovyeo.com/post/corporate-event-organizer
- https://ngalup.co/artikel/corporate-event/
- https://ddwcommunication.com/corporate-event-organizer-jakarta/