Perbedaan Event Organizer dan Event Planner: Mana yang Lebih Cocok untuk Acaramu?

Ketika merencanakan sebuah acara, banyak orang langsung berpikir untuk menggunakan jasa profesional. Tapi, sering kali muncul kebingungan antara dua istilah yang terdengar mirip: event organizer dan event planner. Apa sebenarnya perbedaannya? Apakah keduanya menjalankan fungsi yang sama, atau justru memiliki peran yang berbeda?

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara detail perbedaan event organizer dan event planner, mulai dari tugas, tanggung jawab, hingga jenis acara yang biasanya mereka tangani. Tujuannya jelas: agar kamu bisa memilih jasa yang paling sesuai untuk kebutuhan acaramu.

Apa Itu Event Organizer (EO)?

Event Organizer, atau biasa disingkat EO, adalah tim atau perusahaan yang bertugas menangani keseluruhan proses pelaksanaan sebuah acara. EO bekerja dari tahap perencanaan awal hingga hari H, dan bahkan sampai ke tahap pembubaran acara.

Tugas utama event organizer meliputi:

– Menyusun konsep acara berdasarkan brief klien

– Menentukan dan memesan venue

– Mengatur seluruh vendor (dekorasi, catering, sound system, dll)

– Mengelola teknis pelaksanaan acara

– Bertanggung jawab atas kelancaran eksekusi di lapangan

Dengan kata lain, event organizer adalah “eksekutor” yang akan memastikan seluruh rencana berjalan mulus tanpa hambatan. EO biasanya terdiri dari berbagai divisi, mulai dari perencanaan, produksi, logistik, hingga dokumentasi.

Apa Itu Event Planner?

Sementara itu, event planner lebih fokus pada perencanaan dan strategi sebuah acara. Mereka adalah sosok yang akan membantu kamu menyusun konsep acara, tema, alur, hingga pemilihan vendor yang tepat. Namun, event planner tidak selalu terlibat langsung dalam pelaksanaan teknis di lapangan.

Tugas utama event planner mencakup:

– Konsultasi dan brainstorming ide acara

– Menentukan anggaran dan alokasi biaya

– Menyusun timeline dan rundown

– Merekomendasikan vendor terbaik

– Memberikan saran estetika dan strategi komunikasi acara

Event planner sering kali bekerja sendiri atau dalam tim kecil. Mereka cocok untuk klien yang membutuhkan bimbingan dalam perencanaan, tetapi tetap ingin terlibat langsung dalam proses pelaksanaan.

Bikin Terms of Reference (ToR) lebih mudah dengan Event Planning Form dari Evoria, klik disini untuk dapatkan templatenya!

Kapan Harus Memilih Event Organizer?

Jika kamu ingin menyerahkan semua urusan acara kepada profesional dan hanya ingin datang sebagai tuan rumah atau tamu kehormatan, maka menggunakan event organizer adalah pilihan tepat.

EO sangat cocok untuk:

– Acara dengan jumlah tamu besar (100+ orang)

– Event formal seperti konferensi, peluncuran produk, pesta pernikahan

– Acara yang membutuhkan banyak koordinasi teknis dan vendor

– Klien yang memiliki kesibukan tinggi dan ingin hasil maksimal tanpa repot

Dengan EO, kamu tidak perlu pusing memikirkan hal teknis. Cukup berikan arahan umum dan anggaran, sisanya akan diurus oleh tim yang berpengalaman.

Kapan Harus Memilih Event Planner?

Sebaliknya, jika kamu ingin terlibat langsung dalam setiap detail acara, tapi tetap butuh arahan dari profesional, maka event planner adalah pilihan yang pas.

Event planner cocok untuk:

– Acara kecil dan personal, seperti ulang tahun, lamaran, atau gathering keluarga

– Klien yang punya waktu dan ingin terlibat dalam proses persiapan

– Acara yang mengedepankan detail estetika dan personalisasi

– Anggaran terbatas, tapi ingin tetap terarah dan profesional

Planner akan menjadi “penasihat acara” yang membimbing kamu dari awal, namun tidak mengambil alih semua proses seperti EO.

Bisakah Keduanya Bekerja Bersama?

Jawabannya: bisa banget.

Dalam beberapa kasus, klien menggunakan event planner untuk merancang konsep, lalu menyerahkan eksekusinya ke event organizer. Kolaborasi ini menghasilkan acara yang matang secara ide dan lancar dalam pelaksanaannya.

Misalnya, kamu bisa bekerja sama dengan wedding planner untuk mendesain konsep pernikahan impianmu, lalu menyerahkan pelaksanaannya ke EO profesional yang sudah terbiasa menangani acara skala besar.

Memilih antara event organizer dan event planner sangat bergantung pada kebutuhan, anggaran, dan gaya kerja yang kamu sukai. Keduanya sama-sama penting dan memiliki keahlian tersendiri dalam menciptakan acara yang sukses dan berkesan.

– Jika kamu ingin solusi menyeluruh tanpa harus repot: Pilih event organizer

– Jika kamu suka ikut terlibat dan butuh bantuan arah: Pilih event planner

– Kalau kamu ingin acara super detail dan rapi: Gunakan keduanya

Masih bingung pilih antara event organizer atau event planner? Tenang, tim kami siap bantu kamu dari tahap perencanaan sampai pelaksanaan. Yuk, konsultasikan kebutuhan acaramu sekarang—GRATIS tanpa komitmen! Hubungi kami melalui WhatsApp atau kunjungi Layanan Event Kami untuk Informasi lebih lengkap!