7 Cara Mendapatkan Sponsor Untuk Event

Perlu dukungan tambahan untuk acara yang kamu buat? Jangan khawatir, kamu bisa mengajukan sponsorship untuk mendapat support baik berupa dana ataupun fasilitas dari sponsor. Berikut ini Evoria berikan tips dan cara mendapatkan sponsor untuk sebuah acara!

Mengapa Sponsor Penting untuk Acara? 

Sponsorship merupakan program dimana sebuah perusahaan memberi dukungan kepada penyelenggara kegiatan atau acara. Dukungan ini memiliki berbagai bentuk seperti bentuk dana, lokasi kegiatan, dan lain-lain.

Sebagai penyelenggara acara, bekerjasama dengan sponsor, apalagi jika datang dari brand yang terkenal, membuat acara kamu terlihat lebih serius dan terpercaya. Sponsor besar bisa jadi jaminan kalau acara kamu punya kualitas dan layak untuk diikuti.

Selain itu, sponsor biasanya punya jaringan promosi yang luas. Jadi, saat mereka dukung acara kamu, otomatis acara kamu juga akan lebih banyak diketahui orang. Dengan bantuan sponsor, kamu bisa dapat exposure di media sosial, website, atau bahkan iklan yang dimiliki sponsor.

Untuk itu, sebisa mungkin kamu harus menjaga hubungan baik dengan sponsor bahkan hingga acara sudah selesai, agar membuka peluang kerjasama di masa depan.

7 Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara

1. Kenali Acara Secara Mendalam

Pastikan kamu paham dulu tujuan dan kebutuhan acara kamu. Pertimbangkan berapa banyak dana yang kamu butuhkan, apa yang bisa kamu tawarkan ke sponsor, dan apa keuntungan yang akan mereka dapatkan sebagai balasannya.

Kamu bisa buat daftar lengkap tentang keunikan acara kamu. Apakah ini acara yang baru pertama kali diadakan, atau mungkin punya nilai komunitas yang tinggi? Semakin kamu tahu detail acara kamu, semakin mudah meyakinkan calon sponsor.

2. Tentukan Target Sponsor

Memilih sponsor yang tepat bisa memengaruhi reputasi dan kesuksesan acara kamu. Ada 3 hal yang bisa kamu jadikan panduan untuk menentukan target sponsor yang cocok:

• Audiens: Panitia harus benar-benar menganalisis siapa audiensnya. Pikirkan tentang target, kebutuhan, dan minat mereka.
• Potensi Sponsor: Pastikan mereka sesuai dengan kriteria dan tujuan kamu. Kamu bisa melacak potensi sponsor melalui database online, website resmi mereka, atau media sosial.
• Perjanjian: Penting sekali untuk berkomunikasi dengan jelas dan profesional agar perjanjian yang dihasilkan saling menguntungkan.

Buatlah daftar sponsor yang berpotensial dan berhubungan dengan acara kamu, jadi jika permohonanmu ditolak oleh satu perusahaan, masih ada perusahaan lain yang bisa kamu coba ajukan kembali.

3. Buat Proposal yang Menarik

Proposal merupakan kesan pertama sponsor terhadap acara kamu. Jadi jangan setengah-setengah membuatnya. Pastikan proposal kamu jelas, ringkas, dan punya nilai tambah buat sponsor.

Kerja sama yang saling menguntungkan adalah kunci utama. Jadi, jangan ragu untuk menunjukkan betapa menguntungkannya acara kamu bagi mereka. Gunakan desain yang catchy dan profesional untuk proposal.

Baca juga: 5 Tips Membuat Proposal Sponsor untuk Acara

4. Presentasikan Proposal

Agar semakin meyakinkan, kamu bisa lho membuat jadwal untuk bertemu dengan sponsor dan mempresentasikan secara langsung proposal yang sudah kamu buat.

Perhatikan sikap dan pembawaanmu, karena itu akan memengaruhi first impression sponsor terhadap pihak dari acaramu. Siapkan dengan jelas poin-poin yang akan disampaikan.

Jangan lupa untuk membangun koneksi yang baik, dengan begitu kamu tidak hanya meningkatkan peluang untuk mendapatkan sponsor, tetapi juga membuka pintu untuk kolaborasi yang lebih menguntungkan di masa depan.

5. Manfaatkan Media Sosial

Faktanya, kamu hanya memiliki beberapa jam untuk melakukan presentasi tentang acara dan siapa di balik acara tersebut kepada pihak sponsor. Salah satu faktor penentu apakah sponsor akan membantu adalah bagaimana persepsi tentang acara dan penyelenggara di media sosial.

Untuk itu, manfaatkan media sosial sebagai laman resmi selain website untuk membagikan informasi tentang acaramu. Tidak hanya sponsor, peserta pun akan dapat gambaran bagaimana acara akan diselenggarakan. Tidak menutup kemungkinan juga media sosial menjadi tempat pemasaran terbaik untuk mengenalkan acara lebih luas.

6. Follow Up Pihak Sponsor

Kita mungkin tidak tahu kapan calon sponsor akan memberi kabar perihal kesediaannya menjadi sponsor atau tidak. Terkadang hingga mendekati acara dimulai, pihak calon sponsor belum memberikan jawabannya.

Untuk itu, penting untuk menghubungi kembali atau melakukan follow up kepada pihak calon sponsor untuk memastikannya. Bisa dilakukan di hari setelah kamu melakukan presentasi, atau secara berkala hingga, misalnya, satu bulan sebelum acara dimulai.

7. Jaga Hubungan dengan Sponsor

Sudah berhasil mendapat sponsor? Selamat! Tapi jangan lupa, ini bukanlah akhir dari perjalanan; justru inilah awalnya.

Setelah bergabung, sponsor tentu mengharapkan semua yang kamu janjikan dalam proposal. Pastikan mereka mendapat hak dan timbal balik dari acara tersebut. Saat pascaacara pun, pastikan agar mereka mendapat laporan tentang kinerja acara.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Mencari Sponsor

Cara mendapatkan sponsor untuk acara sebenarnya tidak terlalu rumit jika mengikuti langkah-langkah di atas, hanya saja sering ditemukan staf acara yang terlalu fokus pada target jumlah sponsor yang harus mereka dapatkan sehingga luput dari beberapa kesalahan.

Salah satunya adalah tidak fokus pada kebutuhan sponsor. Ingat bahwa kita lah sebagai penyelenggara acara yang membutuhkan dukungan sponsor, maka cara kita meyakinkan mereka sangat penting.

Jangan hanya berfokus pada keunggulan dari acara kamu dan target-target menarik yang kamu harapkan. Pikirkan juga dari sisi sponsor, apa keuntungan mereka kalau mendukung acaramu.

Kesalahan lain adalah tidak mengirim permohonan sponsor ke banyak perusahaan.

Nah, bagaimana sudah siap untuk menyukseskan acaramu bersama sponsor? Kalau masih bingung perihal event organizer, jangan ragu untuk menghubungi Evoria Event melalui chat WA kami!